Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, sind durch den Gesetzgeber auf Basis des BDSG bzw. der DSGVO streng reglementiert. Personenbezogene Daten sind z.B. Name, Adresse und Geburtsdaten, aber auch Fotos, Videos und Bilder, auf denen Personen erkennbar sind.
Wer in der tagtäglichen Praxis mit den Daten Anderer zu tun hat, ist oft verunsichert, wie er nun damit umgehen soll und darf - besonders seit Einführung der DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) im Mai 2018. Denn oft sind personenbezogene Daten zur Abwicklung von alltäglichen Geschäftsvorgängen hilfreich oder sogar notwendig.
So kompliziert ist es aber gar nicht. Generell gilt: Die Verarbeitung oder Veröffentlichung von personenbezogenen Daten ohne eine entsprechende Rechtsgrundlage ist nicht erlaubt. Diese Grundlage kann sich aus Gesetzen ergeben, daraus, dass die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung notwendig ist oder durch die ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen, hier hilft z.B. eine Einwilligungserklärung.
Wichtig: Bei der Einwilligungserklärung sollten unbedingt folgende Vorgaben und Aspekte beachtet werden. Die Zustimmung sollte:
• freiwillig sein: Die Person darf nicht zur Einwilligung gezwungen werden (Beachten Sie hier weitere Informationen zum Kopplungsverbot)
• eindeutig und unmissverständlich gestaltet sein: hier hilft die klare Struktur unserer Vorlage.
• transparent sein: alle entscheidungsrelevanten Informationen müssen enthalten sein. Also welche Daten für welchen Zweck verwendet werden. Pauschale Einwilligungen für unbestimmte, in der Zukunft liegende Zwecke dürfen nicht eingeholt werden
• widerruflich sein: der Betroffene kann seine Einwilligung zur Veröffentlichung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
• um nachweisbar zu sein, in Schriftform vorliegen. Ausnahme: im Bereich Internet, Internetseite bzw. Webseite und E-Mail kann die Einwilligung elektronisch bzw. online gegeben werden.
Unser Formular 1782 erfüllt alle diesbezüglichen Anforderungen und kann dennoch flexibel auf jegliche Art der Einwilligung in verschiedenen Branchen und Bereichen angepasst werden.
Eine ausdrückliche Einwilligung bzw. Erlaubnis kann man durch eine Einwilligungserklärung durch die betroffene Person einholen. Dabei sind jedoch einige Hinweise zu beachten. Ist eine Einwilligung nötig, sollten Sie diese am besten schriftlich einholen. Eine mündliche Zusage ist im Nachgang meist schwer zu belegen und so ersparen Sie sich im Fall der Fälle Arbeit, Ärger und schlaflose Nächte.
Wir haben deshalb für Sie eine Muster-Vorlage zum einfachen Ausfüllen entwickelt, die die Verarbeitung bzw. Veröffentlichung der gegebenen Informationen und Daten datenschutzrechtlich korrekt absichert. Mit unserer praktischen Einwilligungserklärung 1782 können alle wichtigen Angaben übersichtlich schriftlich erfasst und unterschrieben werden. Die Einwilligungserklärung enthält 40 selbstdurchschreibende Vorlagen mit Durchschlag.
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