Aufgeräumter Schreibtisch

Unterlagen von Projekten mit Kollegen so ablegen, dass sie von allen wieder gefunden werden!

Für die Projektablage gibt es nicht falsch oder richtig. Ob Ordner, Hängeregister oder Computer der richtige Ablageort ist, kann nicht verallgemeinernd gesagt werden. Wichtig ist jedoch, dass Sie alle betroffenen Projektmitglieder in die Entscheidung mit einbeziehen.

Auch hier gilt, dass eine Beschriftung eindeutig sein muss, dass es einen zentralen Ort für die Ablage gibt und dass im Team regelmäßig hinterfragt wird, ob das Projekt noch aktuell ist oder abgeschlossen und archiviert werden kann.

Ordnen Sie z.B. bestimmten Kunden, Themengebieten oder Jahren unterschiedliche Farben zu. Mit den Avery Zweckform Organisationsetiketten gelingt Ihnen die Beschriftung schnell, einfach und ordentlich. Die unterschiedlichen Farben der Ordner-Etiketten helfen Ihnen für eine schnellere Orientierung.

Eigene Projekte so ablegen, dass Sie sie immer sofort wieder finden!

Mit Hilfe von Ablagerichtlinien können Sie entscheiden, was Sie wo und wie lange ablegen. Die richtige Beschriftung der Akten ist für die Verkürzung der Suchzeiten enorm wichtig. Ordner oder Register sind meist schlecht oder unleserlich beschriftet, weil das Beschriften mit dem PC zu "umständlich" ist.

Das muss aber nicht so sein. Avery Zweckform bietet Ihnen eine einfache Lösung für eine professionelle Beschriftung von Sichtreiter-Etiketten, Ordnern, Hänge-Ordnern und vielem mehr.
Damit Ihr Büro nicht irgendwann überquillt, sollten Sie sich mindestens einmal im Jahr zwei Frage stellen:

1. Welche Projekte sind erledigt und können ins Archiv?
2. Welche Projekte aus dem Archiv können entsorgt werden?

Fangen Sie jetzt damit an - es ist nie zu spät für eine ordentliche Beschriftung Ihrer Dokumente!

So machen Sie aus einem Ablagekorb einen intelligenten Posteingang

Der perfekte Posteingangskorb

Papierpost sowie Unterlagen, die Sie von Kollegen bekommen, werden meist nicht zentral gesammelt. Insbesondere in Großraumbüros empfiehlt es sich deshalb, Posteingangskörbe mit dem Namen des Mitarbeiters auf jeden Schreibtisch zu stellen. Zur einfachen Beschriftung eignen sich die Mini-Organisationsetiketten von Avery Zweckform. Sie können die Etiketten individuell gestalten und mit Ihrem Namen, Ihrer Position und Firmenlogo bedrucken. Weitere wichtige Funktionen des Posteinganges:

• Der Posteingang dient als Filter – Sie entscheiden was Sie bearbeiten oder wegwerfen.
• Er signalisiert Ihnen Ihre Arbeitsauslastung, die Sie anhand der Stapelhöhe im Posteingang ablesen können. Nur wenn Sie es dauerhaft schaffen, ihn abzuarbeiten, arbeiten Sie in Balance.

Kurz-Tipp: Richtig ablegen – nie mehr suchen

Ihr Kollege benötigt mal eben schnell die neue Preisliste für das Meeting. In fünf Minuten müssen Sie alle Informationen parat haben und eigentlich würden Sie sich jetzt gerne konzentriert vorbereiten. Doch was machen Sie stattdessen? Sie suchen verzweifelt ihre Unterlagen! Kommt Ihnen das bekannt vor? 

Wie gut, dass es auch anders geht. Mit einem sinnvollen Ablagesystem finden Sie jede gewünschte Information innerhalb von einer Minute. Die Organisation der Ablage ist unkomplizierter, als Sie denken. Stellen Sie sich die „W-Fragen“, rät Jürgen Kurz, Deutschlands bekanntester Experte für Effizienz im Büro:

• Warum soll etwas abgelegt werden?
• Wo soll etwas abgelegt werden?
• Wie soll etwas abgelegt werden?
• Wie lange soll etwas abgelegt werden?
• Wer soll etwas ablegen?
• Wo können allgemeine Dinge zentral abgelegt werden?

 

„Alles hat seinen Platz!“

So suchen Sie nie wieder Ihre Büroutensilien

Als nächsten Schritt zu Ihrem „für immer aufgeräumten“ Schreibtisch definieren Sie nun noch feste Plätze für Ihre Büroutensilien wie Stifte, Tacker, Locher etc. Es wird empfohlen, die Büroutensilien nicht auf Ihrem Tisch zu lagern, sondern auf dem Rollcontainer oder in einer Schublade in Ihrem Schreibtisch. So bleibt die Schreibtischplatte frei für Ihre Arbeit.

Markieren Sie die Plätze an denen Sie Ihre Büroutensilien aufbewahren. So sorgen Sie dafür, dass nicht nur Sie, sondern auch Ihr Kollege, der sich Ihren Tacker ab und zu ausleiht, diesen wieder an den richtigen Platz zurück stellt. Beschriften Sie Gegenstände und Aufbewahrungsort ganz einfach selbst. Mit Hilfe der Kennzeichnungs-Etiketten und der kostenlosen Software von Avery Zweckform gelingt Ihnen dies schnell und einfach.