Genau die richtigen Etiketten für Ihre Organisation
Bewährt, übersichtlich und effizient!
Ablage ist bei den meisten Mitarbeitern nicht gerade beliebt, meist nehmen wir uns dafür ungern die sowieso schon viel zu knappe Zeit. Nicht selten werden deswegen Unterlagen, Vorgänge, Belege oder Dokumente in diversen Haufen auf dem Tisch oder in stapelbaren Ablagekästen gehortet, bis sich irgendwann irgendwer ein Herz nimmt und alles wieder aufräumt. Und das kann manchmal ganz schön dauern - mal ganz abgesehen von der ständigen Suchzeit nach wichtigen Unterlagen.
Unsere Tipps für eine übersichtliche Organisation:
Eine durchdachte Ablage und eine saubere Organisation im Büro spart uns viel Zeit!
1. Gut geplant ist halb organisiert
Welche Struktur passt zu Ihrer Organisation?
Überlegen Sie sich die richtige Organisation schon beim Anlegen, ordnen Sie die Unterlagen entsprechend, eine saubere Beschriftung ist dabei essentiell. Und hier kommen wir ins Spiel - mit unseren Ordner- und Organisations-Etiketten! Sehr einfach zu beschriften, flexibel, ablösbar und in vielen Farben und Größen – genau passend zu Ihrer internen Organisation.
Die passende Struktur ist das A & O für eine nachhaltig übersichtliche und effiziente Ablage. Überlegen Sie sich vorher genau, was am meisten Sinn macht. Bei Patienten, Klienten, Kunden oder Lieferanten ist ein alphabetisches System sinnvoll, bei Projekten vielleicht eher eine Sortierung nach Datum oder Thematik. Oder macht eine Sortierung nach Aufträgen, Rechnungen bzw. Lieferscheinen mehr Sinn? Jeder Betrieb hat hier seine eigene Logik!
2. Das richtige Ablage-System
Ganz nach Ihren Bedürfnissen
Ablage-Systeme gibt es viele, Sie sollten sich hier überlegen, welches System am besten zu Ihrem Betrieb passt: wieviel Platz haben Sie im Büro? Wie viele Mitarbeiter müssen auf die Unterlagen zugreifen? Müssen Unterlagen zur Verwendung schnell entnommen werden können (wie z.B. die Patientenakte)? Handelt es sich um Unterlagen, die geschützt bzw. gesichert aufbewahrt werden müssen? Denken Sie hier an Originaldokumente oder Datenschutz.
Egal welches System, wir bieten Ihnen dafür immer die richtigen Etiketten.
Ein Klassiker und ideal für Vorgänge, die mehr Platz brauchen oder als Sammelordner für ähnliche Vorgänge wie z.B. Rechnungen. Perfekt natürlich auch zur Archivierung von Unterlagen, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben.
Hier finden Sie unsere Ordner-Etiketten in vielen Ausführungen.
Wenn es schnell gehen soll! Hier können Sie einzelne Unterlagen oder auch Mappen ablegen. Messen Sie hier den Platz auf dem Fach bzw. den Mappen aus und wählen Sie dann die entsprechenden Etiketten zum Beschriften.
Hier finden Sie unsere Organisations-Etiketten.
Werden z.B. oft in Arztpraxen verwendet. Hier werden Hängeregister bzw. Hängemappen in eine Hängeregistratur in einer Schublade, Rollcontainer oder ähnliches eingehängt. Diese können abgesperrt werden.
Hier finden Sie unsere ablösbaren Sichtreiter-Etiketten.
3. Das richtige Etikett für Ihr Ablage-System
Größe, Farbe und Material passend auswählen
Wir sind DER Etiketten-Experte und bieten Ihnen eine sehr große Auswahl an den verschiedensten Etiketten für jeden Bedarf.
- Wie groß soll das Etikett sein? Wir haben alle Standardgrößen speziell für Ordner, Ablagekörbe oder Sichtreiter. Individuelle Größen und Formen können Sie in unserem Konfigurator erstellen
- Sie möchten eine farbcodierte Ablage? Wir bieten Ihnen Etiketten in vielen Farben inklusive Neon Farben. Denn so finden Sie Ihre Unterlagen noch schneller: z.B. grüne Etiketten für Lieferanten, Gelb für Kunden und Rot für Rechnungen.
- Sie benötigen etwas Robusteres, weil Ihre Unterlagen durch viele Hände gehen und auch mal das Büro verlassen, z.B. ins Lager, in die Werkstatt oder nach draußen? Wir bieten Ihnen widerstandsfähige Folien-Etiketten in den verschiedensten Ausführungen und Größen.
- Sie wollen flexibel bleiben? Kunden- oder Projektnamen und Strukturen ändern sich häufig? Unsere rückstandsfrei ablösbaren Etiketten sind flexibel, sauber und halten verlässlich!
- Das Auge ordnet mit? Bei uns finden Sie besonders edle, transparente Etiketten, die sich gut auf den Untergrund anpassen. Oder vielleicht lieber naturbraune Etiketten für einen natürlichen Look und schöne, stylische Formen wie z.B. ovale oder Plakettenform.
4. Die professionelle Beschriftung
So bedrucken Sie Ihre Etiketten im Handumdrehen
Natürlich können Sie Ihre Etiketten per Hand beschriften, wenn Sie z.B. adhoc einen neuen Kunden anlegen müssen. Das sieht allerdings nicht nur unprofessionell aus, es könnte auch schlecht- oder unleserlich sein.
Viel sauberer, übersichtlicher und klarer sehen bedruckte Etiketten aus. Keine Angst - das Bedrucken ist ganz einfach! Einfach die richtige Vorlage in unserem Online Designer auswählen (einfach Produktnummer eingeben), Etiketten gestalten (blanko oder Design Vorlage wählen) und den A4 Etikettenbogen durch den Drucker schicken.
Super praktisch: mit Hilfe der Seriendruck-Funktion in unserem Online Designer können Sie z.B. bestehende Kundenlisten oder Projekte aus einem Excel-Sheet hochladen.
Hier haben wir Tipps und Anleitungen zum perfekten Drucken.
Doch zu viele Umstände? Haben Sie es schon mal mit einem Tischdrucker versucht? Sehr einfach und schnell in der Handhabung, ideal wenn’s mal richtig schnell gehen soll. Wir haben hier Rollen-Etiketten für Ihren Tischdrucker in wirklich vielen Ausführungen!
5. Ordnung und Pflege ihrer Unterlagen
Ordnung dauerhaft halten
Die richtige Ordnung Ihres Ablage-Systems ist natürlich sehr wichtig! Dadurch ersparen Sie sich lange Suchereien. Wenn die Ablage, ob nun Order. Fächer, Mappen oder Hängeregister, nach einer Weile wie Kraut und Rüben aussehen, ist die Einfachheit und Effizienz damit nicht mehr gegeben.
Organisieren Sie Ihre Ablage entweder nach Alphabet, Nummern, Jahren oder Bereichen, je nachdem wie Sie es brauchen.
Ein absolutes Muss: Ordner, Register oder Mappen sollten nach Entnahme immer wieder an die genau gleiche, korrekte Stelle einsortiert werden.
Aber auch die einzelnen Dokumente und Papiere, also der Inhalt der Ordner, Mappen und Ablagefächern sollte gut gepflegt sein.
Hier finden Sie all unsere Produkte rund um Ordnen und Organisieren
Hier unsere Tipps zur Ablage-Pflege
- Sortieren Sie Ihre Unterlagen am besten chronologisch ein, z.B. aktuellste Dokumente immer zuoberst.
- Unterteilen Sie im Ordner einzelne Bereiche, so finden Sie alles schneller. Hier helfen unsere Register.
- Einzelne Blätter machen sich auf dem Weg aus dem Ordner? Bei eingerissener Lochung können Verstärkungsringe helfen!
- Ebenfalls perfekt zum schnelleren Suchen & Finden von Dokumenten oder auch Absätzen in Dokumenten: unsere farbigen Haft-Taben zum einfachen aufkleben!
- Die Unterlagen speziell im Hängeregister sollten in der Mappe immer gleich ausgerichtet sein, die Vorderseiten nach oben und der Seitenkopf nach links, da dies eher die intuitive Leserichtung ist
- Mit transparenten oder farbigen Sichthüllen können Sie wichtige oder aktuelle Dokumente visuell hervorheben. Hier helfen auch bunte Markierungspunkte.
- Zu volle oder auch zu viele Ordner und Mappen erschweren die Suche. Ihre Ablage sollte immer regelmäßig ausgemistet und archiviert bzw. abgeheftet werden.
Deswegen Altlasten vermeiden: Dokumente, Vorgänge etc. werden nicht mehr gebraucht? Ab in den Shredder damit! Es handelt sich um Dokumente, die noch aufbewahrt werden müssen/sollen? Ab ins (Ordner-) Archiv damit.
