Tipps: "Fahrtenbuch richtig führen"

Hier finden Sie viele wertvolle Tipps und Hilfestellungen zu den wichtigesten Themen rund um das Fahrtebuch und was Sie beim Führen eines Fahrtenbuchs beachten müsssen 

Folgende Fragen werden beantwortet:

Wann muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Fahrtenbücher von Avery Zweckform

Wann lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen und wann ist man sogar dazu verpflichtet? Hier die wichtigsten Informationen:

Muss
Ein Fahrtenbuch müssen Sie führen, wenn es Ihnen nach § 31a StVZO seitens der Strafverfolgungsbehörde auferlegt wird. Dies kann der Fall sein, wenn in einem Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren der Täter nicht ermittelt werden konnte. In diesem Fall können Sie dazu verpflichtet werden, in Zukunft bei der Strafverfolgung mitzuwirken.

Alternativ kann man aus steuerlichen Gründen freiwillig ein Fahrtenbuch führen; eine Pflicht besteht im Steuerrecht aber nicht. Wenn Sie beispielsweise einen Firmenwagen fahren, wird die private Nutzung standardmäßig über die 1-Prozent Methode ermittelt. Ob dies für Sie sinnvoll ist und wie man ein Fahrtenbuch für das Finanzamt führt, finden Sie in unserem Fahrtenbuch Guide. Dort sind auch andere Anwendungsbereiche für das Führen eines Fahrtenbuchs und die steuerlichen Hintergründe genauer erläutert.

Wie führt man ein Fahrtenbuch

Fahrtenbuch

Um ein Fahrtenbuch richtig zu führen, muss man natürlich die Anforderungen des Finanzamts kennen. Entscheidend sind insbesondere folgende Aspekte:

  • Geschlossene Form
  • Zeitnahes Führen
  • Fortlaufendes und lückenloses Führen
  • Gesonderte Aufzeichnung jeder Einzelfahrt
  • Aufzeichnung aller notwendigen Angaben je Einzelfahrt
  • Beachtung der Aufbewahrungspflichten

Was das konkret für Sie bedeutet und wie Sie ein Fahrtenbuch richtig führen, erfahren Sie in unserem Fahrtenbuch Guide.

Hinweise zur Handhabung des Fahrtenbuchs

So fällt das korrekte Führen eines Fahrtenbuchs leicht

  • Beginnen Sie mit dem Fahrtenbuch gleich zum 1. Januar.
     
  • Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen.
     
  • Das Fahrtenbuch gehört samt Stift in das Fahrzeug. Das Fahrtenbuch sollte so im Fahrzeug aufbewahrt werden, dass es bereits beim Einsteigen gesehen wird und Sie Ihren Eintrag nicht vergessen.
     
  • Die Eintragungen sind sofort nach Beendigung einer Fahrt vorzunehmen. Wird das Fahrtenbuch nicht zeitnah geführt, kann es vom Finanzamt verworfen werden. Meist werden die Finanzbeamten durch ein gleiches Schriftbild auf nachträgliche Eintragungen aufmerksam.
     
  • Füllen Sie alle Mindestangaben aus. Bei den Avery Zweckform Fahrtenbüchern finden Sie dafür entsprechende Spalten und vergessen nichts Wichtiges.
     
  • Regelmäßig wiederkehrende Ziele, wie zum Beispiel Kunden o. Ä., können sie mit Hilfe einer dem Fahrtenbuch beigefügten Liste abkürzen (Siehe Abb.).
  • Sollte die gefahrene Strecke auf Grund von Staus oder Baustellen über 5% von der kürzesten Strecke abweichen, muss ein Grund vermerkt werden. Ansonsten kann die Annahme auftreten, dass es sich um eine versteckte Privatfahrt handelt.
     
  • Das Reiseziel muss mit Ort, Straße und Hausnummer angegeben werden.Das Fahrtenbuch ist mindestens über ein Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) zusammenhängend zu führen.
     
  • Die gefahrenen Kilometer sind in der entsprechenden Spalte jeweils monatlich aufzurechnen.
     
  • Die Monatssummen werden in die Gesamtübersicht übertragen.
     
  • Die Spaltensummen sind mit den Jahreskilometern nach Kilometerständen am Anfang und Ende des Kalenderjahrs abzugleichen.
     
  • Werfen Sie Ihr Fahrtenbuch vom Vorjahr nicht weg. Denn das Fahrtenbuch gehört zu den Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Bei Dienstwagen eines Arbeitnehmers gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, im Fall eines Firmenwagens des Inhabers von zehn Jahren.

Beispielansicht für eine Liste von Abkürzungen

Fahartenbuch wie führe ich es richtig?

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

In diesen Fällen lohnt sich das Fahrtenbuch im Vergleich zur Ein-Prozent-Methode:

-> Seltene Privatfahrten
-> Niedrige Laufende Kosten
-> Hoher Bruttolistenpreis des KFZ
-> Altes Auto / Gebrauchtwagen

Die Ein-Prozent-Methode lockt natürlich durch den geringen Aufwand. Wer Geld sparen will, sollte jedoch prüfen, ob das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs lukrativer ist. Denn nur in dieser Form lassen sich tatsächlich privat gefahrenen Kilometer für die Berechnung des geldwerten Vorteils bzw. der Entnahme zu Grunde legen. Die sich aus dem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch ergebenden Nutzungsprozente sind maßgeblich für die Aufteilung der Gesamtkosten des Kfz.

Bares Geld Sparen!

Beispielrechnung

Ein Unternehmer, nennen wir ihn Herrn Müller, hat einen Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 65.000 Euro inklusive Zubehör. Angenommene Nutzungsdauer für den Wagen ist drei Jahre und die tatsächlich laufenden Kfz-Kosten betragen 12.500 Euro im Jahr. Herr Müller ist mit dem Firmenwagen überwiegend geschäftlich und nur 15 Prozent privat unterwegs. Bei der 1-Prozent-Regelung sind die tatsächlich laufenden Kfz-Kosten und der exakte Anteil für Privatnutzung aber irrelevant. Denn der Entnahmewert für die angenommene Privatnutzung wird pauschal berechnet:

1 Prozent des Bruttolistenpreises – im Fall von Herrn Müller also 650 Euro monatlich – macht 7.800 Euro im Jahr*.
Und diese muss Herr Müller versteuern.

Besser fährt Herr Müller mit Fahrtenbuch. Für die Berechnung sind zuerst zwei Punkte relevant: Die Abschreibungskosten pro Jahr nach dem sogenannten linearen AfA-Satz (in diesem Fall 21.667 Euro) und die laufenden Kfz-Kosten von 12.500 Euro. Zusammengerechnet betragen die tatsächlich entstandenen Kosten für den Firmenwagen folglich 34.167 Euro. Das Fahrtenbuch belegt: Herr Müller nutzt den Firmenwagen zu 15 Prozent privat. Das entspricht einem Entnahmewert von 5.125,05 Euro, den Herr Müller versteuern muss.

Fazit:
Der ertragssteuerlich zu versteuernde Entnahmewert nach der Fahrtenbuch- Methode ist 2.674,95 Euro geringer – Herr Müller muss für seinen Firmenwagen mit Fahrtenbuch also weniger Steuern zahlen. Die Steuerersparnis bei einem unterstellten Durchschnittssteuersatz von 40 % beträgt dann etwas über 1.000 Euro.

WICHTIG: Beginnen Sie mit dem Fahrtenbuch gleich zum 1. Januar. Ein Wechsel zwischen der Ein-Prozent-Methode und dem Fahrtenbuch ist im laufenden Jahr nicht möglich!

Fahrtenbuch Beispielrechnung

Welches Fahrtenbuch akzeptiert das Finanzamt?

Grundsätzlich eines, das den äußeren und inhaltlichen Anforderungen entspricht:

Das Fahrtenbuch muss hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten und mit vertretbarem Aufwand auf materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

  • Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine Zettelsammlung, eine Excel-Tabelle oder Tonbandaufnahmen sind nicht möglich. Die Avery Zweckform Fahrtenbücher gewährleisten die geschlossene Form.
     
  • Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Zeitnah bedeutet, dass direkt nach Ankunft am Zielort die nötigen Informationen ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Nachträgliche Anmerkungen und Änderungen sind nicht zulässig. Sie können zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen. Nur in Ausnahmefällen sind Ergänzungen möglich. Diese müssen dann jedoch als solche kenntlich gemacht werden.
     
  • Das Fahrtenbuch muss neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen grundsätzlich nicht.

 

 

  • Für private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte braucht ein Zweck der Fahrt nicht angegeben werden. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
     
  • Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes sind im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben. Das Fahrtenbuch darf also keine Lücken enthalten. Alle Fahrten müssen dokumentiert werden. Die alleinige Angabe der gefahrenen Kilometer ist nicht ausreichend. Vielmehr müssen die Kilometerstände am Beginn und am Ende der Fahrt zwingend angegeben werden.
     
  • Grundsätzlich ist jede einzelne berufliche Verwendung einzeln mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
     
  • Handschriftliche Aufzeichnungen müssen auch für Dritte lesbar sein.

Wie kann man Steuer sparen?

Fahrtenbücher von Avery Zweckform

Mit dem Fahrtenbuch bis zu 1000 Euro sparen!

Alle Unternehmer, die einen Firmenwagen haben und diesen privat nutzen, müssen die Privatnutzung korrekt versteuern. 

Wenn man alles korrekt macht, kann man dabei richtig Geld sparen.

Als Experten für das Thema Fahrtenbuch unterstützen wir Sie mit Produkten, die auch vom Finanzamt anerkannt werden. Und natürlich auch mit Infos und Hilfen rund um das Ausfüllen. 

Vertrauen Sie dem Experten und sparen Sie echtes Geld!

Fahrtenbuch 222 von Avery Zweckform
Möglichkeiten einer Privatnutzung des PKWs

Um den Anteil der Privatnutzung zu ermitteln, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Fahrtenbuch führen
  • 1-Prozent-Regelung

Firmenwagen, für die kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird, werden für die angenommene Privatnutzung pauschal nach der 1-Prozent-Regelung besteuert. Doch das kann richtig teuer werden. Besonders Unternehmer, die den Firmenwagen nur selten privat nutzen, profitieren vom Fahrtenbuch und können damit ordentlich Steuern sparen.

Fahrtenbuch schreiben

Beispiel für die Berechnung

Ein Unternehmer, nennen wir ihn Herrn Müller, hat einen Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 65.000 Euro inklusive Zubehör. Angenommene Nutzungsdauer für den Wagen ist drei Jahre und die tatsächlich laufenden KfZ-Kosten betragen 12.500 Euro im Jahr. Herr Müller ist mit dem Firmenwagen nur 15 Prozent privat unterwegs. Bei der 1-Prozent- Regelung wird der Entnahmewert für die angenommene Privatnutzung pauschal berechnet: 1 Prozent des Bruttolistenpreises – im Fall von Herrn Müller also 650 Euro monatlich – macht 7.800 Euro im Jahr. Und diese muss Herr Müller
versteuern. Besser fährt Herr Müller mit Fahrtenbuch. Für die Berechnung sind zuerst zwei Punkte relevant: die Abschreibungskosten pro Jahr nach dem sogenannten linearen AfASatz (in diesem Fall 21.450 Euro) und die laufenden KfZ-Kosten von 12.500 Euro. Zusammengerechnet betragen die tatsächlich entstandenen Kosten für den Firmenwagen folglich 33.950 Euro.

Das Fahrtenbuch belegt: Herr Müller nutzt den Firmenwagen zu 15 Prozent privat. Das entspricht einem Entnahmewert von 5.092,50 Euro, den Herr Müller versteuern muss.


Fazit: Der zu versteuernde Entnahmewert nach der Fahrtenbuch- Methode ist 2.707,50 Euro geringer – Herr Müller muss für seinen Firmenwagen mit Fahrtenbuch also weniger Steuern zahlen. Die Steuerersparnis bei einem unterstellten Durchschnittssteuersatz von 40 % beträgt dann etwas über 1.000 Euro.

Fahrtenbuch

Wichtige Eckpunkte

Aber Vorsicht: ein Fahrtenbuch muss ordnungsgemäß geführt werden.
Deswegen eignen sich besonders vorgedruckte Fahrtenbücher  von Avery Zweckform.

Alle wichtigen Eckpunkte sind vorgegeben, sodass nichts Wichtiges vergessen wird.
Die Fahrtenbücher werden zudem regelmäßig aktualisiert und von Rechtsexperten geprüft.

Wichtig: Die Eintragungen müssen den Belegen entsprechen. Gute Nachrichten für alle, für die ein Firmenwagenwechsel ansteht: Hier ist der Umstieg von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch auch während des laufenden Kalenderjahres zulässig. Alle anderen müssen bis zum 1. Januar warten. Trotzdem: Die Geduld kann sich ordentlich auszahlen.

Muster Fahrtenbuch

Fahrtenbuch Muster

So füllen Sie das Fahrtenbuch richtig aus

Fahrtenbücher als PDF oder Excel Datei scheinen auf den ersten Blick praktisch. Aber sei entsprechen meist nicht den Anforderungen der Finanzämter. Diese verlangen für das Fahrtenbuch eine geschlossene Form. Darüber hinaus müssen nachträgliche Änderungen als solche erkenntlich sein. Dies ist bei einer Excel Datei z.B. nicht gegeben. Avery Zweckform bietet seinen Kunden Vordrucke für Fahrtenbücher, mit denen die Vorgaben der Finanzämter eingehalten werden können.

In unserem Fahrtenbuch Guide finden Sie neben einer genauen Beschreibung unserer verschiedenen Vordrucke auch Muster ausgefüllter Fahrtenbücher zusammen mit ausführlicher Erläuterung zur richtigen Handhabung von Fahrtenbüchern.

Ansicht der ersten Seite im Fahrtenbuch - Artikel 222

Auf der ersten Seite des Fahrtenbuchs tragen Sie Ihre firmen- und fahrzeugspezifischen Daten ein. In der Abbildung finden sie die Stellen eingetragen, in der Sie die Daten in Ihrem Fahrzeugschein finden.

Fahrtenbuch Avery Zweckform Ausfüllhilfe