Tipps: "Fahrtenbuch richtig führen"

• Beginnen Sie mit dem Fahrtenbuch gleich zum 1. Januar.
   
• Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen.
   
• Das Fahrtenbuch gehört samt Stift in das Fahrzeug. Das Fahrtenbuch sollte so im Fahrzeug aufbewahrt werden, dass es bereits beim Einsteigen gesehen wird und Sie Ihren Eintrag nicht vergessen.
   
• Die Eintragungen sind sofort nach Beendigung einer Fahrt vorzunehmen. Wird das Fahrtenbuch nicht zeitnah geführt, kann es vom Finanzamt verworfen werden. Meist werden die Finanzbeamten durch ein gleiches Schriftbild auf nachträgliche Eintragungen aufmerksam.
   
• Füllen Sie alle Mindestangaben aus. Bei den Avery Zweckform Fahrtenbüchern finden Sie dafür entsprechende Spalten und vergessen nichts Wichtiges.
   
• Regelmäßig wiederkehrende Ziele, wie zum Beispiel Kunden o. Ä., können sie mit Hilfe einer dem Fahrtenbuch beigefügten Liste abkürzen (Siehe Abb.).

• Sollte die gefahrene Strecke auf Grund von Staus oder Baustellen über 5% von der kürzesten Strecke abweichen, muss ein Grund vermerkt werden. Ansonsten kann die Annahme auftreten, dass es sich um eine versteckte Privatfahrt handelt.
   
• Das Reiseziel muss mit Ort, Straße und Hausnummer angegeben werden.Das Fahrtenbuch ist mindestens über ein Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) zusammenhängend zu führen.
   
• Die gefahrenen Kilometer sind in der entsprechenden Spalte jeweils monatlich aufzurechnen.
   
• Die Monatssummen werden in die Gesamtübersicht übertragen.
   
• Die Spaltensummen sind mit den Jahreskilometern nach Kilometerständen am Anfang und Ende des Kalenderjahrs abzugleichen.
   
• Werfen Sie Ihr Fahrtenbuch vom Vorjahr nicht weg. Denn das Fahrtenbuch gehört zu den Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Bei Dienstwagen eines Arbeitnehmers gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, im Fall eines Firmenwagens des Inhabers von zehn Jahren.

Ein Unternehmer, nennen wir ihn Herrn Müller, hat einen Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 65.000 Euro inklusive Zubehör. Angenommene Nutzungsdauer für den Wagen ist drei Jahre und die tatsächlich laufenden Kfz-Kosten betragen 12.500 Euro im Jahr. Herr Müller ist mit dem Firmenwagen überwiegend geschäftlich und nur 15 Prozent privat unterwegs. Bei der 1-Prozent-Regelung sind die tatsächlich laufenden Kfz-Kosten und der exakte Anteil für Privatnutzung aber irrelevant. Denn der Entnahmewert für die angenommene Privatnutzung wird pauschal berechnet:

1 Prozent des Bruttolistenpreises – im Fall von Herrn Müller also 650 Euro monatlich – macht 7.800 Euro im Jahr*.
Und diese muss Herr Müller versteuern.

Besser fährt Herr Müller mit Fahrtenbuch. Für die Berechnung sind zuerst zwei Punkte relevant: Die Abschreibungskosten pro Jahr nach dem sogenannten linearen AfA-Satz (in diesem Fall 21.667 Euro) und die laufenden Kfz-Kosten von 12.500 Euro. Zusammengerechnet betragen die tatsächlich entstandenen Kosten für den Firmenwagen folglich 34.167 Euro. Das Fahrtenbuch belegt: Herr Müller nutzt den Firmenwagen zu 15 Prozent privat. Das entspricht einem Entnahmewert von 5.125,05 Euro, den Herr Müller versteuern muss.

Fazit:
Der ertragssteuerlich zu versteuernde Entnahmewert nach der Fahrtenbuch- Methode ist 2.674,95 Euro geringer – Herr Müller muss für seinen Firmenwagen mit Fahrtenbuch also weniger Steuern zahlen. Die Steuerersparnis bei einem unterstellten Durchschnittssteuersatz von 40 % beträgt dann etwas über 1.000 Euro.

Das Fahrtenbuch muss hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten und mit vertretbarem Aufwand auf materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

• Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine Zettelsammlung, eine Excel-Tabelle oder Tonbandaufnahmen sind nicht möglich. Die Avery Zweckform Fahrtenbücher gewährleisten die geschlossene Form.
   
• Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Zeitnah bedeutet, dass direkt nach Ankunft am Zielort die nötigen Informationen ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Nachträgliche Anmerkungen und Änderungen sind nicht zulässig. Sie können zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen. Nur in Ausnahmefällen sind Ergänzungen möglich. Diese müssen dann jedoch als solche kenntlich gemacht werden.
   
• Das Fahrtenbuch muss neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen grundsätzlich nicht.

• Für private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte braucht ein Zweck der Fahrt nicht angegeben werden. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
   
• Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes sind im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben. Das Fahrtenbuch darf also keine Lücken enthalten. Alle Fahrten müssen dokumentiert werden. Die alleinige Angabe der gefahrenen Kilometer ist nicht ausreichend. Vielmehr müssen die Kilometerstände am Beginn und am Ende der Fahrt zwingend angegeben werden.
   
• Grundsätzlich ist jede einzelne berufliche Verwendung einzeln mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
   
• Handschriftliche Aufzeichnungen müssen auch für Dritte lesbar sein.