Ihr Guide zum Fahrtenbuch: Alles, was Sie wissen müssen, auf einen Blick!

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch muss folgende Informationen umfassen:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Start- und Zielort
• Zweck der Fahrt (bei geschäftlichen Fahrten)
• Name des Kunden/Besuchten (bei geschäftlichen Fahrten)
• Private Fahrten müssen als solche gekennzeichnet werden

• Starten Sie immer zum 1. Januar. Ein Wechsel zwischen der Ein-Prozent-Methode und dem Fahrtenbuch ist im laufenden Jahr nur schwer möglich.
• Für jedes Fahrzeug muss ein eigenes Dokument geführt werden.
• Führen Sie das Dokument handschriftlich. Ein elektronisches Fahrtenbuch oder eine Auflistung in Excel wird vom Finanzamt oft nicht akzeptiert.
• Die Eintragungen sind zeitnah nach der Fahrt zu erledigen. Tragen Sie nicht alles zeitnah nach jeder Fahrt ein, wird das Dokument vom Finanzamt nicht anerkannt. Das Finanzamt achtet dafür zum Beispiel auf das Schriftbild: Ist es sehr ähnlich, wird das Finanzamt schnell auf nachträgliche Eintragungen aufmerksam.
• Das Fahrtenbuch muss laut BMF-Schreiben unbedingt fortlaufend geführt werden.
• Es muss mindestens über ein Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) zusammenhängend geführt werden.
• Füllen Sie alle notwendigen Angaben wie Kilometerstand etc. aus. Bei den Avery Zweckform Formularen finden Sie dafür entsprechende Spalten und vergessen nichts Wichtiges für das Finanzamt.
• Regelmäßig wiederkehrende Ziele, wie zum Beispiel Kunden o. ä., dürfen Sie mit Hilfe einer dem Formular beigefügten Liste abkürzen.
• Sie müssen aufgrund von Staus oder Baustellen mehr als 5 % von der kürzesten Strecke abweichen? Dann müssen Sie einen Grund vermerken. Ansonsten kann die Annahme auftreten, dass es sich um eine versteckte Privatfahrt handelt.
• Das Reiseziel der Fahrt muss vollständig angegeben werden: mit Ort, Straße und Hausnummer.
• Die gefahrenen Kilometer sind in der entsprechenden Spalte jeweils monatlich aufzurechnen.
• Die Monatssummen werden in die Gesamtübersicht übertragen.
• Die Spaltensummen sind mit den Jahreskilometern nach Kilometerständen am Anfang und Ende des Kalenderjahrs abzugleichen.
• Werfen Sie Ihr Dokument vom Vorjahr nicht weg. Denn es gehört zu den Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Bei Dienstwagen eines Arbeitnehmers gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, im Fall eines Firmenwagens des Inhabers von zehn Jahren.

Ja, die 1%-Regelung gilt in Deutschland auch für Elektroautos und Plug-in-Hybride, allerdings gibt es Sonderregelungen, die eine deutliche steuerliche Begünstigung für umweltfreundlichere Fahrzeuge vorsehen.

Ermäßigte 1%-Regelung für Elektro- und Hybridfahrzeuge:

1. Reine Elektrofahrzeuge:
   • Für Elektrofahrzeuge gilt eine reduzierte Bemessungsgrundlage. Anstelle des vollen Bruttolistenpreises wird nur 0,25% des Bruttolistenpreises monatlich für die private Nutzung angesetzt (statt 1% bei Verbrennern). Dies gilt für Elektrofahrzeuge, deren Bruttolistenpreis nicht mehr als 60.000 Euro beträgt (70.000 € für Fahrzeuge, die nach dem 01. Januar 2024 gekauft wurden).
   • Liegt der Bruttolistenpreis über 60.000 bzw. 70.000 Euro, wird 0,5% des Bruttolistenpreises angesetzt.
2. Plug-in-Hybride:
   • Für Plug-in-Hybride gilt eine ebenfalls reduzierte Regelung: Hier wird die private Nutzung in der Regel mit 0,5% des Bruttolistenpreises pro Monat versteuert, vorausgesetzt, das Fahrzeug erfüllt bestimmte Anforderungen:
     • Eine elektrische Mindestreichweite von 80 km oder
     • Ein CO₂-Ausstoß von maximal 50 g/km.

Diese Regelungen wurden eingeführt, um die Anschaffung und Nutzung umweltfreundlicher Fahrzeuge zu fördern. Sie bieten im Vergleich zu herkömmlichen Verbrennern erhebliche steuerliche Vorteile.

Ein Fahrtenbuch kann im Fuhrparkmanagement eine wertvolle Rolle spielen, da es eine detaillierte Erfassung aller Fahrten und der damit verbundenen Kosten ermöglicht. Hier sind einige Wege, wie ein Fahrtenbuch sinnvoll eingesetzt werden kann:

1. Kostenkontrolle und Optimierung

• Erfassung von Kosten pro Fahrzeug: Ein Fahrtenbuch liefert genaue Daten zu den gefahrenen Kilometern und ermöglicht es, die Betriebskosten für jedes Fahrzeug genau zu ermitteln. Dies hilft, die Wirtschaftlichkeit jedes Fahrzeugs zu überwachen und ineffiziente Fahrzeuge oder unnötige Fahrten zu identifizieren.
• Optimierung der Fahrzeugnutzung: Durch die Analyse der Fahrtenbücher können Muster und Trends in der Fahrzeugnutzung erkannt werden. Beispielsweise können Strecken optimiert oder Fahrgemeinschaften organisiert werden, um Kosten zu senken.

2. Wartungs- und Reparaturplanung

• Überwachung von Kilometerständen: Ein Fahrtenbuch hilft, den Kilometerstand jedes Fahrzeugs im Blick zu behalten. So können Wartungsintervalle besser geplant werden, was zu einer längeren Lebensdauer der Fahrzeuge und geringeren Reparaturkosten führt.
• Frühzeitige Identifikation von Problemen: Durch die regelmäßige Erfassung von Daten kann das Management ungewöhnliche Verbrauchswerte oder häufige Werkstattbesuche schnell erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten.

3. Rechtssicherheit und Steuerliche Vorteile

• Nachweis für das Finanzamt: Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann gegenüber dem Finanzamt genutzt werden, um den tatsächlichen Anteil der privaten und geschäftlichen Nutzung eines Fahrzeugs nachzuweisen. Dies ist besonders bei der Fahrtenbuchregelung für die Versteuerung des geldwerten Vorteils wichtig und kann zu erheblichen Steuereinsparungen führen.
• Schutz vor Betriebsprüfungen: Ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch bietet eine rechtssichere Dokumentation, die bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt als Nachweis für die steuerlich geltend gemachten Kosten dient.

4. Effiziente Verwaltung des Fuhrparks

• Optimierung der Routenplanung: Daten aus dem Fahrtenbuch können zur Verbesserung der Routenplanung verwendet werden. Das Management kann Routenkombinationen und Fahrzeiten analysieren und so unnötige Fahrten vermeiden.
• Verwaltung der Fahrzeugnutzung: Ein Fahrtenbuch hilft, die Auslastung der einzelnen Fahrzeuge zu überwachen. Fahrzeuge, die nur selten genutzt werden, könnten verkauft oder durch flexiblere Lösungen (z. B. Leasing oder Carsharing) ersetzt werden.

5. Kontrolle und Motivation der Mitarbeiter

• Überprüfung der Fahrweise: Fahrtenbücher können auch genutzt werden, um die Fahrweise der Mitarbeiter zu kontrollieren. Auffällige Verbrauchswerte oder Schäden können auf eine unangemessene Fahrweise hindeuten, die angesprochen und korrigiert werden kann.
• Leistungsanreize: Auf Basis der Fahrtenbuchdaten können Anreizsysteme geschaffen werden, etwa Prämien für besonders wirtschaftliches Fahren oder die Einhaltung von vorgegebenen Fahrzeiten.

6. Planung der Fahrzeugerneuerung

• Lebenszyklus-Management: Durch die Erfassung aller relevanten Daten (Kilometerstände, Wartungskosten, Reparaturen) können Fahrzeuge rechtzeitig ausgetauscht werden, bevor sie unwirtschaftlich werden. Dies hilft, unerwartete Ausfallzeiten und hohe Reparaturkosten zu vermeiden.

7. Nachhaltigkeitsziele und Umweltbewusstsein

• Überwachung des Kraftstoffverbrauchs: Ein Fahrtenbuch ermöglicht eine genaue Analyse des Kraftstoffverbrauchs. Durch die Optimierung der Fahrweise und Routenplanung können der Verbrauch gesenkt und somit die CO2-Emissionen reduziert werden.
• Dokumentation der Umwelteinflüsse: Unternehmen, die Nachhaltigkeitsziele verfolgen, können die Daten aus den Fahrtenbüchern nutzen, um die CO2-Bilanz ihres Fuhrparks zu berechnen und Maßnahmen zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks umzusetzen.

Fazit:

Ein Fahrtenbuch ist nicht nur ein Mittel zur Erfüllung steuerlicher Anforderungen, sondern ein wertvolles Instrument im Fuhrparkmanagement. Es unterstützt die Kostenkontrolle, Wartungsplanung, rechtliche Absicherung und Optimierung der Fahrzeugnutzung. Durch die gezielte Analyse der Daten können Unternehmen ihre Fuhrparkstrategien effizienter gestalten, Kosten senken und die Nachhaltigkeit ihres Fuhrparks verbessern.