Warum Ihr Arbeitsplatz Sie ausbremst und wie Sie das ändern

Wer kennt es nicht? Kleine Unterbrechungen während des Arbeitstages summieren sich und man verschwendet unnötig Zeit. Wir helfen Ihnen dabei, Ihren mobilen Arbeitsplatz so einzurichten, dass Sie schneller loslegen, länger konzentriert bleiben und leicht zwischen Zuhause, Büro und allen Orten dazwischen wechseln können.

Die Arbeit beginnt, bevor Sie den Laptop aufklappen

Jeden Morgen passiert etwas, bevor wir die erste E-Mail beantworten oder ins erste Meeting gehen. Wir packen aus. Wir suchen ein Ladegerät. Wir entwirren ein Kabel. Wir merken, dass die Kopfhörer noch in der Jacke von gestern stecken. Und wir stellen fest, dass die Maus noch auf dem Küchentisch liegt.

Keiner dieser Momente ist dramatisch. Zusammen ergeben sie aber eine Routine, die wir längst nicht mehr hinterfragen.

Wenn es um Produktivität geht, denken die meisten an Tools für die Zusammenarbeit oder an Zeitmanagement. Dabei hakt es oft schon, bevor wir überhaupt angefangen haben.

Hybrides Arbeiten hat uns viel Freiheit gebracht, aber auch ein neues Problem: Jeden Tag müssen wir unseren Arbeitsplatz von Grund auf neu aufbauen.

Warum hybrides Arbeiten alles verändert

Jahrelang saßen die meisten von uns jeden Tag am selben Schreibtisch. Der Monitor blieb stehen. Die Maus blieb, wo sie war. Das Ladegerät lag dauerhaft unter dem Tisch. Wenn etwas fehlte, fiel es sofort auf.

Mit dem hybriden Arbeiten hat sich das geändert. Heute sieht eine typische Woche zum Beispiel so aus:

• ein Tag im Homeoffice
• drei Tage im Büro
• ein Kundentermin mit Zugfahrt und ein paar Stunden im Café

Der Laptop wandert mühelos zwischen diesen Orten hin und her. Der Arbeitsplatz oft nicht. Also improvisieren wir. Wir packen Zubehör von einer Tasche in die andere. Wir leihen uns Ladegeräte. Wir vergessen Kabel. Und wir schleppen viel mehr mit, als wir tatsächlich brauchen. Keine dieser Gewohnheiten wirkt wie ein Problem, bis sie jeden Tag vorkommt.

Machen Sie den Arbeitsplatz-Check

Probieren Sie morgen früh Folgendes, bevor Sie mit der Arbeit beginnen: Ändern Sie nichts, sondern beobachten Sie nur. Fragen Sie sich:

• Wie lange dauert es, bis ich wirklich arbeite?
• Wonach greife ich als Erstes?
• Was suche ich?
• Welches Zubehör bleibt immer in meiner Tasche?
• Was wandert zwischen verschiedenen Taschen hin und her?
• Was vergesse ich am häufigsten?
• Wenn ich in fünf Minuten aus dem Haus müsste: Wüsste ich genau, wo alles ist?

Vielleicht stellen Sie fest, dass es gar nicht an Ihrer Ordnung liegt, sondern daran, dass Ihre Büroutensilien keinen festen Platz haben.

Planen Sie Ihren mobilen Arbeitsplatz nach Bedarf, nicht nach Modellen

Jeder Arbeitsplatz ist anders. Wer im Design arbeitet, braucht nicht genau dieselbe Ausstattung wie jemand im Vertrieb. Wer als Berater unterwegs ist, reist anders als jemand, der hauptsächlich im Homeoffice arbeitet.

Ich habe aber monatelang Kolleginnen und Kollegen, hybrid Arbeitende und Vielreisende beobachtet. Dabei tauchte immer wieder derselbe Bedarf auf. Die Modelle unterscheiden sich, der Bedarf kaum.

1. Ihr Hauptgerät

Der Laptop ist wahrscheinlich der Mittelpunkt Ihres mobilen Arbeitsplatzes. Alles andere ist dazu da, ihn zu ergänzen. Wenn Sie einen Firmenlaptop haben, gibt es hier wohl nicht viel zu verbessern.

Eine Frage lohnt sich aber: Kommen Sie leicht an Ihren Laptop heran? Wenn Sie jedes Mal die halbe Tasche ausräumen müssen, bevor Sie ihn erreichen, steht Ihnen Ihre Ausstattung schon jetzt unnötig im Weg.

TRiGO-Tipps

Bewahren Sie den Laptop in einem eigenen Fach oder einer Schutzhülle auf. Je weniger Sie vorher wegräumen müssen, desto schneller können Sie anfangen.

Wenn Sie viele Stunden an einem Ort arbeiten, an dem es keinen zweiten Bildschirm gibt, lohnt sich ein faltbarer Laptopständer. Er bringt den Bildschirm auf eine bessere Höhe und verbessert Ihre Haltung.

2. Ihre Stromversorgung

Nichts unterbricht einen Arbeitstag schneller als ein fast leerer Akku. Die meisten haben ein Ladegerät dabei.

Viel weniger wissen genau, wo es gerade ist. Wenn Ihr Ladegerät regelmäßig zwischen Bürotisch, Rucksack und Wohnzimmer wandert, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie es vergessen.

TRiGO-Tipps

• Lassen Sie ein Ladegerät immer in Ihrem mobilen Büro-Organizer.
• Wickeln Sie Kabel ordentlich auf, damit sie sich nicht verheddern.
• Packen Sie für Tage, an denen Steckdosen knapp sind, eine kompakte Powerbank ein.

Marken wie Anker®, UGREEN® und Belkin® bieten sehr gute mobile Ladelösungen an. Wichtig ist aber nicht die Marke, sondern dass Sie immer eine Lademöglichkeit dabeihaben.

3. Präzises Arbeiten

Trackpads sind viel besser geworden. Für schnelle E-Mails reichen sie völlig aus. Wenn Sie aber mehrere Stunden lang Tabellen bearbeiten, Präsentationen erstellen oder gestalten, macht eine kompakte Maus einen spürbaren Unterschied und braucht dabei kaum Platz.

TRiGO-Tipps

Achten Sie auf:

• Bluetooth
• kompakte Größe
• leise Klicks
• lange Akkulaufzeit oder Laden über USB-C

Gute Beispiele sind die Logitech® Pebble oder die M240 (meine persönliche Wahl).

Werfen Sie die Maus nicht einfach in die Tasche, die Sie gerade benutzen. Bewahren Sie sie lieber dauerhaft mit Ihren anderen Büroutensilien in einem eigenen Organizer auf, zum Beispiel in unserem TRiGO 3-in-1 Schreibtisch-Etui mit integriertem Mauspad.

4. Ihre Notizen

Auch in einer digitalen Welt kommen Ideen unverhofft. Manche schreiben lieber in ein Notizbuch. Andere haben ein reMarkable®-Tablet oder ein anderes digitales Notizbuch dabei. Welches Werkzeug Sie nutzen, ist weniger wichtig, als dass es griffbereit ist, wenn Ihnen etwas einfällt.

TRiGO-Tipps

Entscheiden Sie sich für eine einzige Art, Notizen zu machen. Das klingt selbstverständlich. Aber wenn Sie Ihre Notizen auf Haftzettel und lose Blätter verteilen, ärgern Sie sich am nächsten Tag darüber.

Bei Notizbüchern ist A5 ein angenehmes Format. Wenn Sie viel unterwegs sind, ist A6 noch leichter.

5. Ihre Kommunikation

Videomeetings gehören inzwischen zum Arbeitsalltag. Guter Ton ist wichtiger als ein perfektes Bild. Ob Sie lieber kabellose In-Ear-Kopfhörer oder ein leichtes Headset nutzen: Bewahren Sie sie immer am selben Ort auf. Der schlechteste Moment, um Ihre Kopfhörer zu suchen, sind die dreißig Sekunden vor Beginn des Meetings.

TRiGO-Tipp

Vielleicht nutzen Sie Ihre Kopfhörer auch privat, auf dem Weg zur Arbeit oder in der Freizeit. Wenn Sie sie oft vergessen, lohnt sich ein zweites Paar: eines, das immer in Ihrem mobilen Büro-Organizer bleibt, und eines für die Jackentasche.

6. Ihre kleinen Alltagshelfer

Das sind die kleinen Dinge, die nie wichtig erscheinen, bis sie fehlen: Stifte, USB-Adapter, Ladekabel, USB-C-Hubs, Presenter, Visitenkarten. Einzeln gehen sie leicht verloren. Zusammen sind sie das unsichtbare Gerüst Ihres Arbeitstags.

Hier entsteht bei vielen aber auch unnötiges Durcheinander. Fragen Sie sich: Habe ich dieses Zubehör im letzten Monat wirklich benutzt? Wenn nicht, muss es wahrscheinlich nicht jeden Tag mit.

TRiGO-Tipp

Weniger ist oft wirklich mehr. Wenn Sie ein kompaktes Etui wie unser TRiGO 3-in-1 Schreibtisch-Etui nur für Ihre täglichen Utensilien nutzen, haben Sie das dabei, was Sie wirklich benutzen, und nicht alles, was Sie besitzen.

7. Ihr Ordnungssystem

Das ist vielleicht der wichtigste Punkt überhaupt. Es geht nicht um ein weiteres Zubehörteil, sondern um ein System. Viele hybrid Arbeitende behandeln jedes Teil einzeln. Das Ladegerät kommt in ein Fach, die Maus in ein anderes. Die Kopfhörer stecken in der Jacke von gestern, der Stift liegt ganz woanders. Und jeden Morgen geht dieselbe Suche von vorne los.

Besser ist es, Ihre Arbeitsutensilien als Einheit zu behandeln. Statt zehn einzelne Teile von Tasche zu Tasche zu räumen, nehmen Sie einen Organizer mit. Genau dafür gibt es Produkte wie den mobilen Büro-Organizer von TRiGO. Nicht, weil Sie noch mehr Stauraum brauchen, sondern weil Ihre Arbeitsutensilien zusammengehören. Der Organizer wird zu Ihrem mobilen Arbeitsplatz. Die Tasche trägt ihn nur.

Bauen Sie Ihren Arbeitsplatz in drei Ebenen auf

Eine der einfachsten Methoden gegen zu viel Gepäck: Trennen Sie das, was Sie immer brauchen, von dem, was Sie nur ab und zu brauchen.

Ebene 1: Immer eingepackt

Das sind Ihre Arbeitsutensilien, die so verstaut sein sollen, dass Sie sie schnell finden. Bei den meisten gehören dazu:

• Ladegeräte und Kabel
• kompakte Maus
• Kopfhörer
• USB-Adapter
• Stifte
• Powerbank
• Visitenkarten

Hier macht ein mobiler Büro-Organizer wirklich einen Unterschied. Statt sieben einzelne Teile zwischen Taschen hin und her zu räumen, nehmen Sie einfach einen Organizer mit. Ob Sie den mobilen Büro-Organizer von TRiGO oder einen anderen nutzen, das Prinzip bleibt dasselbe: Ihr Zubehör bleibt zusammen.

Ebene 2: Täglich dabei

Das sind größere Dinge, die in Ihrer Tasche ein eigenes Fach haben. Oder Dinge, die Sie auch am Wochenende benutzen und immer dabeihaben, wenn Sie das Haus verlassen.

• Laptop
• (digitales) Notizbuch
• Handy
• Trinkflasche
• Mittagessen
• Geldbörse und Schlüssel

Diese Dinge ändern sich von Tag zu Tag kaum.

Ebene 3: Je nach Situation

Packen Sie diese Dinge nur ein, wenn Ihr Tag es verlangt.

• faltbarer Laptopständer
• kompakte Bluetooth-Tastatur
• HDMI-Adapter
• Presenter
• Produktmuster
• Reisepass
• Pflegeprodukte für Reisen mit Übernachtung

Früher habe ich diese Dinge „für alle Fälle“ mitgenommen. Meistens kamen sie nie aus der Tasche. Heute packe ich sie nur ein, wenn ich weiß, dass ich sie brauche. Meine Schultern danken es mir. Mit dieser einfachen Gewohnheit bleibt Ihre Tasche leichter, und Sie sind trotzdem für die Tage gerüstet, an denen Sie etwas mehr brauchen.

Fünf Gewohnheiten, die hybrides Arbeiten leichter machen

1. Räumen Sie Ihr Zubehör nicht mehr Teil für Teil von Tasche zu Tasche. Nehmen Sie stattdessen einen Organizer mit.
2. Packen Sie in der Reihenfolge, in der Sie arbeiten. Was Sie zuerst brauchen, sollte am leichtesten erreichbar sein.
3. Gehen Sie Ihren mobilen Arbeitsplatz alle paar Monate durch. Wenn Sie etwas monatelang nicht benutzt haben, fragen Sie sich, warum Sie es noch mitnehmen.
4. Bereiten Sie den Arbeitsplatz für morgen vor, bevor Sie heute Feierabend machen. Wenn am Abend schon alles bereitliegt, müssen Sie morgen früh eine Entscheidung weniger treffen.
5. Richten Sie sich nicht auf einen einzigen Schreibtisch ein, sondern auf den Wechsel zwischen den Schreibtischen. Dort gewinnen hybrid Arbeitende die meiste Zeit.

Eine Frage für morgen früh

"Der beste mobile Arbeitsplatz ist nicht der mit dem meisten Zubehör, sondern der, der Ihnen einfach nicht im Weg ist."

Als ich mich für die Einführung von TRiGO by Avery Zweckform mit hybridem Arbeiten beschäftigt habe, dachte ich, ich würde mir vor allem Produkte ansehen. Stattdessen habe ich auf die Routinen der Menschen geachtet: wie sie auspacken, wonach sie suchen und welche Notlösungen sie sich ausgedacht haben, ohne es überhaupt zu merken.

Ein Muster tauchte immer wieder auf. Den Leuten fehlte nicht das richtige Zubehör. Das Problem war, dass jedes Teil für sich lag und ständig von einer Tasche in die andere wanderte.

Diese kleine Beobachtung hat meinen Blick auf hybrides Arbeiten verändert. Sie müssen Ihren Arbeitsplatz nicht jeden Morgen neu aufbauen. Er muss nur mit Ihnen reisen.