10 Tipps für die Home Office-Organisation
Gut organisiert durch die Corona-Krise
Plötzlich Home Office! Ein Großteil der arbeitenden Gesellschaft findet sich momentan im Home Office wieder - nicht zu vergessen auch alle Kinder, Schüler und Studenten. Das kann sehr herausfordernd sein, vor allen Dingen wenn das Arbeiten zu Hause ungewohnt ist und dann vielleicht auch noch die ganze Familie jetzt ebenfalls im Home Office und Home Schooling ist. Für all jene, die jetzt gezwungenermaßen im Selbstversuch das tagtägliche Home Office testen müssen, haben wir ein paar hilfreiche Tipps, wie Sie gut im eigenen Zuhause arbeiten können.
Jürgen Kurz, der bekannte Effizienz-Experte rät:
Im Home Office gilt das Kaizen-Prinzip!
„Egal, wie es drumherum in der Wohnung aussieht – ob der Esstisch noch nicht abgedeckt ist oder die Kinder durch den Flur sausen – in Ihrem ganz eigenen Arbeitsbereich hat Ordnung Priorität. Auch im Homeoffice gilt das Kaizen-Prinzip: ‚Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.‘“
Jürgen Kurz: „Da Sie zu Hause womöglich keinen Platz für zusätzliche Schränke und Regale haben, können Büroartikel und Dokumente in einem Rollcontainer oder einem Karton verschwinden, der sich unter den Schreibtisch schieben lässt.“
Klare Kennzeichnung der Unterlagen
Organisation mit Etiketten - schnell & effizient
Eine klare Kennzeichnung hilft dabei, Unterlagen und Materialien eindeutig zuzuordnen und zu verstauen. Mit Etiketten funktioniert das besonders einfach und schnell. Etiketten beschriften – am besten per Computer für eine bessere Lesbarkeit; alternativ natürlich auch per Hand – und Ordner, Mappen, Hefter, Schubladen, Ablageboxen und -körbe damit kennzeichnen. Nachfolgend unsere 10 Tipps, wie Sie gut organsiert im Home Office sind und bleiben.
Positiver Nebeneffekt: Das Thema Arbeit ist bis zum nächsten Tag aus dem Blickfeld verbannt und Sie können entspannt Ihre Freizeit genießen.
1. Daheim - aber anziehen wie im Büro
Eine einfache, aber höchst effiziente Methode: Stehen Sie zur gewohnten Zeit auf, machen Sie Ihre Badroutine und ziehen Sie sich an als ob Sie zur Arbeit gehen würden. Diese Routine fokussiert und hilft Ihnen, eine normale Struktur beizubehalten. Im Schlumpf-Look eine Videokonferenz zu machen, wirkt wahrscheinlich nicht nur unprofessionell, sondern fühlt sich mit Sicherheit nicht besonders überzeugend an.
Tipp, wenn Sie Kinder haben:
Das gilt übrigens auch für Kinder. Denn so verlockend es ist, die lieben Kleinen den ganzen Tag ungeduscht im Schlafanzug rumlümmeln zu lassen: besonders Kinder brauchen feste Strukturen, damit sie sich besser konzentrieren können.
2. Organisierte Ablage
Wenn Sie jetzt eine klare Ablage aufbauen, wird es beim Umzug zurück ins Büro umso leichter, denn dann wird viel zu tun sein. Das gilt besonders für das Anlegen von Ordnern. Beim professionellen und übersichtlichen Beschriften der Ordner kommen wir ins Spiel: unsere Ordnerrückenetiketten helfen Ihnen, die gewohnt professionelle Ablage aus dem Büro ins Homeoffice zu bringen. Hier können Sie unterteilen in Rechnungen, Projekte, generelle Ablage oder was sonst für Ihren Bereich wichtig ist und Sinn macht.
Tipp: Mit unserem neuen Angebot an individualisierbaren Etiketten können Sie jetzt auch kleinere Mengen mit unterschiedlichen Formaten bestellen. Ideal für Ihr Homeoffice, in dem Sie keine 100 Blatt Etikettenpackungen benötigen.
3. Fester Arbeitsplatz
Falls es irgendwie möglich ist, schaffen Sie für sich und alle anderen im Haushalt jeweils einen eigenen Arbeitsplatz. Der sollte übersichtlich und aufgeräumt sein (dazu weiter unten ein paar Tipps), genügend Platz für Laptop, Bücher, Unterlagen etc. bieten und möglichst auch ergonomisch sinnvoll sein. Heißt also: ein Tisch (egal ob Esstisch, Küchentisch, Kinderschreibtisch etc.) und ein bequemer Stuhl. Falls aus Platzgründen die Unterlagen nicht auf dem Tisch bleiben können, bietet sich eventuell. eine Aufbewahrungsbox an, in der man schnell die Bürounterlagen verschwinden lassen kann.
Ein No-Go: Bett oder Sofa. Dies oder Jene eignen sich nur bei absolutem Platzmangel oder im Notfall - und dann auch wirklich nur zum Lesen (von Unterlagen, Leseübungen, Onlineartikel etc.) oder zum Recherchieren.
4. To-do Listen
Machen Sie sich To-do Listen, entweder für den jeweiligen Tag, die ganze Woche oder projektbezogen. Das hilft Ihnen, die Übersicht zu behalten, wenn Sie Ihre To-dos nacheinander abarbeiten. In unseren Chronobooks und Chronoplan Kalendarien haben wir dafür ein effizientes Zeitmanagementsystem nach neuestem Wissensstand integriert, wie z.B. Zielsetzung, Zeitbedarf, Projekte & Aufgaben und viele weitere Hilfen.
Hausaufgabenliste
Auch Kinder arbeiten und lernen im Homeschooling mit einer klaren Aufgabenliste viel besser und konzentrierter. Lassen Sie Ihre Kinder ihre eigenen Stundenpläne und Aufgabenlisten zeichnen oder malen. Extra Motivation kommt bestimmt mit den bunten Stickern, die wir Ihnen anbieten können. Motivationssticker für erledigte Aufgaben sind nicht nur bei kleinen Kindern sehr beliebt. Sie sind auch zum Basteln perfekt geeignet.
5. Mit Kollegen in Kontakt bleiben
Wichtig ist, dass man den Kontakt zu seinen Kolleginnen und Kollegen nicht verliert. Dafür gibt es mittlerweile viele Möglichkeiten neben dem Telefon.
Mit kostenlosen Videotools verabreden sich z. B. unsere Teams neben den offiziellen Meetings auch zu einem informellen Kaffeeklatsch, um sich über die Neuigkeiten des Tages auszutauschen und im Kontakt zu bleiben.
Denn durch ein gutes und harmonisches Arbeitsklima und diese informellen Treffen wird das Arbeiten im isolierten Homeoffice bunter und es macht mehr Spaß. Die Freude am Team und das Miteinander sollte in der aktuellen Situation nicht zu kurz kommen!
6. Prioritäten setzen
Sie sitzen nun an Ihrem Esstisch und vor Ihnen häufen sich Berge an mit Unterlagen, Projekten, Studien etc., die Sie noch aus dem Büro mitgenommen haben? Wo anfangen? Was wann bearbeiten? Jetzt erstmal tief durchatmen und eine schöne Tasse Kaffee machen! Natürlich können Sie sich über den Computer organisieren, aber vielleicht ist es für Sie ja auch viel motivierender, ein klassisches Organisationstalent wie unsere Chronobooks zu verwenden.
Sie haben damit schnell alles auf einem Blick, können sich gut organisieren und das Beste ist: Sie können sich belohnen, indem Sie die erledigten Aufgaben abhaken oder sogar mit bunten Organisationsaufklebern markieren. Am Ende des Tages oder der Woche sehen Sie dann was Sie - neben Job - auch sonst geschafft haben.
Tipp: Besonders schön sind unsere Chronobooks in bunten Farben. Sollten Sie ein klassisches Notizbuch bevorzugen, bieten wir hier auch eine breite, professionelle Auswahl.
7. Konferenzräume im eigenen Heim
Sie kennen das wahrscheinlich vom Büro: für ein ungestörtes Meeting buchen Sie dort einen (Konferenz-)Raum. Genauso geht das auch zu Hause: Wenn Sie eine Video- oder Telefon-Konferenz haben, bei der Ihre Kinder oder der Ehepartner nicht unbedingt hineinplatzen sollten, oder einfach nur für 20 min hochkonzentriert arbeiten müssen, buchen Sie sich den Raum. Perfekt sind unsere ablösbaren Etiketten. Die auf die Tür kleben und mit geblockten Zeiten beschriften.
P.S. Wollen Sie es auch optisch deutlich machen, dann nutzen Sie doch einfach unsere gratis Vorlagen für Warnschilder. Dann traut sich bestimmt keiner mehr hinein :O)
8. Feste Arbeitszeiten
Gerade im Home Office sind festgelegte Arbeitszeiten enorm wichtig. Auch wenn es die weitverbreitete Ansicht ist, dass im Homeoffice weniger gearbeitet wird - oft ist eher das Problem, dass man sich keine bewussten Pausen und Auszeiten gönnt. Verspannungen und verminderte Leistungsfähigkeit sind dann die Folge.
Ideal im Home Office: Arbeiten Sie in festen Arbeitsblöcken von z.B. 30-45 min, am besten mithilfe eines Weckers. Dazwischen kleine Pausen und eine größere Mittagspause mit genügend Zeit zum Essen und eventuell einem Spaziergang einplanen. Während eines Arbeitsblocks sollte es keine Ablenkung oder Störung geben.
Ideal im Familien Office: Mit Kindern im Haus ist alles etwas komplexer, aber machbar: Schulkinder sollten sich ebenfalls im Großen und Ganzen an die regulären Schulstunden halten, also versuchen, den Großteil der gestellten Aufgaben am Vormittag zu machen. Nach der gemeinsamen Mittagspause planen Sie einfach extra Zeit für offene Fragen ein. Danach können die Kids spielen und Sie noch etwas arbeiten. Bei kleineren Kindern können Sie eventuell die Schlafphasen der Kinder zum Arbeiten nutzen.
9. Pausen machen nicht vergessen
Im Eifer des Gefechts und der To-do-Listen, die im Home Office nicht weniger geworden sind, vergisst man einen der effektivsten Wege, den ganzen Tag über konzentriert zu bleiben: Pausen! Vielleicht stellen Sie sich einen Wecker, vielleicht buchen Sie diese in ihrem Terminkalender. Ein leckerer Kaffee, Tee oder ein bisschen Obst, das Fenster weit auf oder raus auf den Balkon, es muss ja nicht lang sein. 5 Minuten genügen, um dem Kopf eine kurze Pause zu gönnen, so können Sie Ihren Arbeitstag im Homeoffice gut durchhalten. Versuchen Sie auch nicht, in der Pause schnell die Wäsche aufzuhängen oder die Geschirrspülmaschine auszuräumen. Pause ist Pause!
Wenn Ihre Familie ebenfalls im Familien Office ist: Timing abstimmen! Treffen Sie sich dann doch einfach mit Kindern und Partner auf einen kleinen Ratsch, denn momentan sind Ihre Familie und Mitbewohner Ihre neuen Quasi-Kollegen. Und ein Austausch tut jedem gut!
10. Richten Sie sich schön ein
Bei der ganzen Umstellung ist auch eines wichtig: Machen Sie es sich schön. In einer schönen Umgebung macht das Arbeiten auf Dauer viel mehr Spaß und Freude und Sie können die freie Zeit, die Sie davor mit Freunde treffen etc. verbracht haben nutzen, um Ihre Wohnung und das aktuelle Arbeitsumfeld zu verschönern.
Viele kostenlose Vorlagen und weitere Tipps, wie sie Ihr Homeoffice und Ihre Wohnung verschönern können finden Sie hier:
Und noch ein ganz spezieller Tipp:
Versuchen Sie schwierige Situationen mit Humor zu nehmen, denn Lachen hilft Ihnen und Ihren Lieben in diesen besonderen Zeiten wenigstens ein bisschen.
Wenn Ihnen aber einfach nicht zum Lachen ist, weil gefühlt mal alles wieder aus dem Ruder läuft: gehen Sie in Ihren „Konferenzraum“ und kleben Sie einen Zettel mit der Aufschrift „Sehr wichtiges Meeting, 15 min, auf gar keinen Fall stören“ an die Tür. Dann nehmen Sie eine feine Tasse Kaffee oder Tee mit oder, noch besser, Schokolade :-) und machen 15 min mal einfach gar nichts. Hilft immer, versprochen!
