12 Profi-Tipps für effektivere Meetings

Erfolgreich produktive Meetings abhalten - Ihr Team wird das sehr schätzen

Jeder kann ein Meeting veranstalten. Aber nicht jeder glänzt, wenn es um die Durchführung eines effektiven und produktiven Meetings mit echtem Mehrwert für das Team geht. Wie so oft sind Planung und Vorbereitung für den Erfolg unerlässlich und helfen Ihnen, bei allen Teilnehmern einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Egal, ob Sie schon öfter Meetings veranstaltet haben und sich einfach nur verbessern möchten oder Sie zum ersten Mal in einem Konferenzraum sitzen: zu lernen, wie man Meetingabläufe verbessert, ist gerade in der Geschäftswelt von unschätzbarem Wert. In diesem Artikel finden Sie 12 Profi-Tipps, die Ihnen bei der Durchführung eines erfolgreichen Meetings helfen können.

Präsentation

1. Definieren Sie das Ziel des Meetings

Wozu ist dieses Treffen notwendig und welche Ziele sollten erreicht werden? Klar definierte Ziele für Ihr Meeting halten die Diskussion fokussiert und bieten zusätzlich KPIs (Key Performance Indicator) zur Erfolgsmessung.

2. Legen Sie eine klare Agenda fest

Egal, ob Ihr Meeting informell, offiziell, priorisiert oder zeitlich begrenzt ist, eine klare Agenda hält die Diskussion auf Kurs, wenn es zu Abschweifungen kommen sollte. Gleichzeitig dient eine Agenda auch zur Information und setzt bei den Teilnehmern die richtigen Erwartungen.

3. Halten Sie das Meeting kurz

Meetings haben keine „Einheitsgröße“. Ein Kick-Off-Meeting für eine neue Produkteinführung kann mehr als eine Stunde dauern, ein kurzer Check-in zur Abstimmung mit Ihrem Team kann nur 15 Minuten dauern. Planen Sie nur so viel Zeit wie nötig ein und reservieren Sie am Ende fünf Minuten, um die nächsten Schritte zusammenzufassen und zu überprüfen.

4. Seien Sie bei den Teilnehmern wählerisch

Niemand sollte sich nach dem Meeting fragen: "Warum war ich denn zu diesem Meeting eingeladen?" Es ist zwar verlockend, viele miteinzubeziehen - aber es ist produktiver, die richtigen Leute in einem Raum zu versammeln, als ihn einfach nur mit vielen Leuten zu füllen. Seien Sie wählerisch und laden wirklich nur diejenigen ein, die zur Erreichung Ihres Besprechungsziels notwendig sind.

5. Berücksichtigen Sie unterschiedliche Standorte

Treffen Sie sich für das Meeting persönlich oder soll es virtuell stattfinden? Oder ist es vielleicht sogar eine Kombination aus beidem? Bereiten Sie alles so vor, dass alle Eingeladenen auf qualitativ hochwertiger Weise teilnehmen können – falls ihre Anwesenheit erforderlich ist, sollte das auf jeden Fall klar kommuniziert werden (siehe Punkt #4).

6. Stellen Sie gut organisierte Unterlagen für die Teilnehmer bereit

Organisieren Sie Ihre Besprechungsunterlagen und versenden Sie sie vor der Besprechung, damit sich jeder auf die Diskussion vorbereiten kann und die Zielvorgabe kennt. Denken Sie daran, beim Postversand von Unterlagen Zustellzeiten zu berücksichtigen, wenn Sie Materialien oder Unterlagen an Remote-Teilnehmer senden möchten.
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7. Beginnen und beenden Sie Ihr Meeting pünktlich

Bemühen Sie sich, Meetings wirklich pünktlich zu beginnen und zu beenden, um zu zeigen, dass Sie die Zeit der Teilnehmer respektieren. Effektives Zeitmanagement hinterlässt nicht nur einen guten Eindruck bei Kunden, Partnern oder Kollegen, das Respektieren der Arbeitszeit Anderer führt auch zu einer besseren Leistung.

8. Leiten Sie die Diskussion während des Meetings

Es ist Ihr Meeting: begrüßen Sie alle Teilnehmer zum Meeting, fassen Sie die Zielsetzung zusammen und leiten Sie durch jeden Punkt auf der Agenda, damit das Meeting konzentriert bleibt. Kurze Sprechpausen sind zwar natürlich, aber eine unangenehme, längere Stille kann schnell zu einem Vakuum werden, und andere fühlen sich vielleicht genötigt, dieses füllen zu müssen.

9. Managen Sie Störungen oder Unterbrechungen

Haben Sie immer paar höfliche Sätze parat, um mögliche Unterbrechungen zu meistern und das Gespräch wieder auf das aktuelle Thema zu lenken. Hier ein paar Beispiele, die immer gut funktionieren, um das Gespräch fokussiert zu halten:

10. Beenden Sie Ihr Meeting mit einer Zusammenfassung und den nächsten Schritten

Wenn Sie Ihre Meeting-Agenda zusammenstellen, planen Sie Zeit für:
1) Auflisten der Punkte,
2) Zusammenfassung von Entscheidungen,
3) Überprüfung der nächsten Schritte und
4) Danken Sie allen für ihre Zeit.
Das ordnungsgemäße Beenden eines Meetings ist eine großartige Möglichkeit, um pünktlich zu beenden und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Den Teilnehmern aufrichtig für die Zeit zu danken, ist ein kleiner Akt der Wertschätzung, der einen großen Wert hat, wenn es darum geht, Eindruck zu machen und eine gute Beziehung zu Ihrem Team aufzubauen.

11. Nach dem Meeting: Verteilen Sie eine Zusammenfassung

Schicken Sie den Teilnehmern nach dem Meeting Ihre Notizen mit einer Zusammenfassung der einzelnen Punkte, eventuellen Entscheidungen und den konkreten, weitergehenden Maßnahmen und sorgen Sie dafür, dass die einzelnen To-dos so schnell wie möglich umgesetzt werden. Wenn Sie Teilnehmer gebeten haben, sich außerhalb des Meetings mit Ihnen zu in Verbindung zu setzen, melden Sie sich (spätestens) am nächsten Tag, um einen Termin mit ihnen zu vereinbaren.

12. Planen Sie Zeit für die Organisation eines erfolgreichen Meetings ein

Die Fähigkeit, effektive und produktive Meetings zu führen, ist ein sehr wertvoller Soft Skill, den es zu entwickeln gilt, insbesondere für Manager und Führungspositionen.
Mit diesen wertvollen Tipps und Möglichkeiten, um Ihr nächstes Meeting zu etwas Besonderem zu machen, konnten wir Ihnen hoffentlich wertvolle Anstöße geben. Wichtig aber auf jeden Fall ist es für die Vor- aber auch Nachbereitung jeden Meetings genug Zeit einzuplanen.

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